みなさんの普段の会議は温和な雰囲気で、活発に意見が飛び交い、和やかなムードでしょうか。
全ての会議がそうだと良いですが、時にメンバーの関係性に疑問を持ち、ギクシャクしたり上手く行かないことがあります。
会議では全員が様々なステークホルダー、データ、経験則から影響や結果を予測し、最良の結果を出す！と目的意識を揃えているのに、何か惰性的な会議になってしまったり、アイデアが出ない。
そんなとき進め方の一つとして、リラックスし笑顔を意識してみてはどうでしょう。リラックスした状態で会議を進め、笑いを取り入れることの重要性について話したいと思います。
会議に笑いは必要？
会議や議論の場で「笑い」を用いる事は生産性に良い影響を与えることがMIT（マサチューセッツ工科大学）など機関の研究で証明されています。
Leading with Humor（英文記事）
ここでいう「生産性」は緊張をほぐし脳からエンドルフィンを出しリラックスすることを目的としています。また「情動伝染」と言いますが、人は脳のミラーニューロンによって周囲の感情に共感しやすくできています。アイデアと意見を多く集め効率的に時間内に議論を終わらせるために、リラックスした状態は必要と言えるでしょう。
心理的安全性を上げ、エンゲージメントを高めるには会議の進め方は非常に重要なのです。
いろいろな前提や準備が必要です
ここで「笑い」の広い定義をしなければならないので、失笑や品のない笑い、誰かを特定した嘲笑ではない「ジョーク」と定義します。そして「笑い」を追求するのではなく「リラックス」を目的としましょう。
共通の話題があり要所要所で盛り上がりながら進行する会議は理想的ですが、常に「笑い」を作り継続していくのは会議の本質を見失い「理想の会議を作ること自体」に努力を割いてしまいます。
会議の冒頭で緊張をほぐす「アイスブレイク」の形や、他の手法として「チェックインミーティング」も良いでしょう。
アイスブレイク
商談や面接の本題に入る前に行う雑談などを指します。
チェックインミーティング
会議を始める前に参加者にひと言ずつ発言してもらいます。チェックアウトもセットで行うことが多いです。
オススメはチェックインを行うことですが会議の状態によって使い分けることが重要です。
検討しなければならないこと
会議を実施する上で、例えば検討しなければならないのは以下です。
- ユーモアを受け入れ、笑ってくれる性質の相手が多いか
- 共通の課題感、話題ができる立場や意識がある相手が多いか
- 会議の内容が深刻ではないか
- 会議に時間的な余裕があるか
- メンバーの多様性による文化の違いがあるか
- アイスブレイクとチェックインが必須とされているような、強制感がないか
- 疲労感など身体的な懸念はないか
- リラックスできる環境があるか
参加者で課題感が一致しており「とりあえずやってみる！」という形でスタート出来るチームが既にあるのが理想的です。とりあえずやってみる、ことが出来そうにない会議体やメンバーの場合は課題感を整理して、改めて別の手法を検討するのが良いでしょう。
オススメの方法
- 雑談を取り入れる目的を事前に伝える。直前ではなく会議を始める以前から伝えます。
- 初回は自分から話のネタを話す。共通の話題を探す。
- 視覚的にWebページや物などを用意すると共感を得やすい。
- ハードルが上がるため「笑いを取り入れる」とは伝えない。あくまで「リラックス」を目的とする。
- 定例の会議などでは無理のない頻度で行い、参加メンバーの状態を事前に把握しておく。仕事の状態や体調などによってはスキップできるようにする
- ファシリテーターの力量に左右されます。誰でも旗振りができるのが理想だが出来ない方には無理をさせない。
日本の会議においては、開始時刻は守るものの終了時刻については長引きがちです。
会議に課題感を感じそれが共通意識なのであれば、手法としてまずはジャストアイデアでやってみましょう。
しっかりと計画性や文化醸成を狙い、生産性が上がる事は理解できますが、逆に疲労感を生んでしまうこともあるので注意が必要です。文化として無理なく取り入れて継続する必要があるため、ベストエフォートとするのが良いでしょう。
会社やチームの文化に合わせつつ、仕事の状態なども見ながら実施して、心理的な効果を期待して議論が進むと良いですね！
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